Kiedy dokumenty powinny zostać zniszczone? Zasady bezpiecznego obiegu informacji

Nawet 20 mln euro może wynieść kara za naruszenie zasad zapisanych w RODO. Bezpieczne niszczenie dokumentów firmowych pozwala ograniczyć ryzyko sankcji, ale i wycieku danych, które wymagają ochrony. Niepotrzebne dokumenty firmowe warto więc usuwać z obiegu. Podpowiadamy, kiedy należy to zrobić i jak zgodnie z przepisami utylizować chronione dane.

Dlaczego niszczenie dokumentów wymaga sumiennego i odpowiedzialnego podejścia?

Obowiązek niszczenia dokumentów firmowych wynika z przepisów. Przedsiębiorcy muszą przetwarzać dane osobowe zgodnie z zapisami RODO, a te zobowiązują administratorów danych m.in. do bezpiecznego zniszczenia danych, które stały się zbędne. Kontrolowanego procesu utylizacji danych wymagają również inne poufne dokumenty: oferty handlowe, umowy z kontrahentami, wyciągi bankowe, dokumenty podatkowe czy dokumentacja związana z BHP. Niszczenie dokumentów powinno być zorganizowane w sposób gwarantujący ochronę danych przed wyciekiem. Powinno też nastąpić w odpowiednim momencie. Zbyt wczesna utylizacja dokumentów może bowiem prowadzić do usunięcia ważnych dowodów i informacji, a zbyt późna zwiększa ryzyko wycieku danych i łamie przepisy, narażając przedsiębiorcę na surowe kary.

Niszczenie dokumentów – kiedy utylizować poszczególne akta?

Warto pamiętać, że terminy obligatoryjnego przechowywania dokumentów różnią się w zależności od charakteru informacji. Utylizację dokumentów powinno się przeprowadzić zatem nie wcześniej niż po upływie ustawowych terminów:

• Dane osobowe pracowników i klientów: akta pracownicze zgodnie z przepisami prawa pracy należy przechowywać przez 10 lub 50 lat od chwili ustania stosunku pracy, a dane klientów przez okres niezbędny do realizacji umowy lub przedawnienia roszczeń.
• Dokumentacja podatkowa i finansowa: księgi rachunkowe przechowuje się 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, a dokumenty podatkowe należy zachować 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.
• Umowy biznesowe: zatrzymuje się zwykle 5 lat, zależnie od przedawnienia roszczeń, ale też trwających kontroli, postępowań itp.
• Dokumenty ZUS: kopie deklaracji rozliczeniowych i raportów imiennych należy zachować 5 lat od przekazania do Zakładu.
• Dokumentacja BHP: rejestry wypadków przechowuje się 10 lat, a inne kategorie dłużej, np. rejestr czynników szkodliwych – nawet 40 lat.

Należy też pamiętać, że niektóre materiały nie powinny być niszczone. Są to na przykład dokumenty o dużej wartości archiwalnej czy naukowej, ale też dokumentacja objęta sporem, kontrolą lub postępowaniem administracyjnym.

Jak sprawnie i zgodnie z prawem zorganizować niszczenie dokumentów?

Ochronę danych warto zacząć od utworzenia rejestru dokumentów i wyznaczyć harmonogram ich przeglądów. Sama utylizacja danych powinna z kolei być tak przeprowadzona, by nikt niepowołany nie miał dostępu do akt, a dane zostały nieodwracalnie usunięte. Zadanie to najlepiej powierzyć ekspertom, takim jak Stena Confidential (https://www.stenaconfidential.com/pl/), która realizuje profesjonalne usługi niszczenia dokumentów na polskim rynku już od wielu lat. Szwedzka firma gwarantuje bezpieczeństwo danych na każdym etapie, sprawną obsługę, sprawdzone procedury i dostęp do najnowszych technologii, a dodatkowo obejmuje pozostałości akt i nośników danych recyklingiem, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą połączyć niszczenie dokumentów z realizacją celów zrównoważonego rozwoju.